Как расшифровать встречу
Среднестатистический сотрудник тратит на совещания 18 часов в неделю. Чтобы проводить время с пользой и не терять важное, стоит фиксировать договоренности. Рассказываем, как сделать это за пару минут — с помощью транскрибации.
Транскрибация — это преобразование речи в текст.
В статье:
4 причины расшифровывать встречи
Транскрибация пригодится для планерок, брейнштормов, стратсессий, лекций и интервью. Рассказываем подробнее, зачем расшифровка нужна в работе.
Зафиксировать итоги и задачи
Немецкий психолог Эббингауз выяснил: примерно 60% информации забывается уже через час. Если не записать договоренности, детали встречи потеряются.
Дело в том, что память не работает как диктофон: она дорисовывает, упрощает, заменяет. Вы будете уверены, что говорили про дедлайн в пятницу, а коллега — что в понедельник. Запись помогает сохранить общую картину и сэкономить время.
Кривая забывания Эббингауза. Через месяц в памяти остается всего 20%
Передать информацию коллегам
Зачастую на встречи зовут всю команду, хотя решение принимает пара человек. Можно пригласить только тех, кто действительно нужен — а остальным прислать текст. А если кто-то из важных участников в отпуске или не успевает прийти, стенограмма поможет не пропустить важное.
Быстро найти нужный фрагмент
Переслушивать запись — долго. Проще найти интересующий момент с помощью поиска по тексту: достаточно ввести ключевое слово или фразу. Например, «сроки», «бюджет» или имя коллеги.
Избежать недопониманий
Проблемы появляются, если задачи обсудили нечетко. Например, фразу «Нужно подготовить лендинг» можно воспринять и как задачу, и как идею на будущее. Если перевести встречу в текст, к деталям будет легко вернуться — и уточнить у коллег, что вы поняли друг друга правильно.
Какие есть способы транскрибации
Выделили три основных и разобрали плюсы и минусы.
Вручную
Здесь все стандартно: слушаете запись, записываете, редактируете. Можно расшифровать самостоятельно или привлечь специалиста — транскрибатора.
Чем хорош способ. Это надежно: вы навряд ли перепутаете слова или упустите важную деталь.
Какие минусы. Основной — скорость. Чтобы расшифровать час аудио, потребуется до 8 часов. А если захотите сэкономить свое время и обратиться к транскрибатору, придется заплатить от 1 000 ₽ за час записи.
Автоматически через онлайн-сервисы
Для транскрибации встречи можно воспользоваться специальными сервисами или программами — например, Teamlogs, WordVoice, Dictation Pro или OfflineTranscribe.
Чем хорош способ. Это быстрее ручной расшифровки в несколько десятков раз. Чтобы расшифровать час аудио, нужно 2−3 минуты. При этом алгоритмы различают акценты, фоновые шумы и интонации.
Какие минусы. Иногда могут быть ошибки, хотя точность сервисов высокая — до 90−95%.
Автоматически, а потом вручную
Оптимальная схема: рутину делегируете сервисам, а затем доводите расшифровку до идеала.
Чем хорош способ. Это быстро и точно. Автоматический протокол встречи получите за несколько минут — останется только все проверить.
Какие минусы. Придется потратить время на вычитку текста — чтобы ускорить процесс, выбирайте сервисы со встроенным редактором и удобным интерфейсом.
Как устроены сервисы автоматической расшифровки
Сегодня существует много онлайн-сервисов транскрибации — идеальный выбор зависит от задач. В одном из прошлых материалов мы подробно сравнили 10 популярных сервисов. А в этой статье разберемся, как все работает, на примере Teamlogs.
Как работает Teamlogs
Сервис использует искусственный интеллект и машинное обучение, чтобы за пару минут превращать записи в текст. Попробовать Teamlogs можно бесплатно — новым клиентам дарим 15 минут. Вот почему сервис подойдет для расшифровки встреч:
- Принимает любые форматы: MP3, MP4, M4A, OGG, WAV и не только. Можно загрузить как аудио, так и видео: например, запись встречи в Zoom.
- Разбивает текст по спикерам. Сервис различает голоса — удобно для встреч, где много участников. Например, планерок или брейнштормов.
- Справляется с неформальной речью. Точность — до 95%. Сервис распознает профессиональные термины и англицизмы: например, «синк», «онбординг» или «дедлайн».
- Можно работать с командой. Если подключить Teamlogs для бизнеса, у вас с коллегами будет общий доступ к стенограммам.
- Есть редактор. Можно подправить неточности и прослушать часть аудиозаписи, кликнув на слово в тексте. А еще сразу выделить главное маркером.
- Встроен ИИ-помощник. Как Chat GPT, но для расшифровок. Задавайте вопросы о транскрибации — ИИ подготовит резюме встречи, зафиксирует задачи и сроки.
Редактировать текст и пользоваться ИИ-помощником можно в одном окне
Подробный гайд по тому, как расшифровать запись с помощью Teamlogs — здесь.
Кейс: как расшифровка через Teamlogs помогает маркетинговому агентству
Агентство moab регулярно проводит большие интервью. Раньше расшифровка одной записи занимала несколько дней — и стоила до 10 000₽. После перехода на Teamlogs черновики стали готовиться за пару минут, оставалось только вычитать.
«Когда я увидела, что можно просто нажать на слово, и ровно это слово послушать, это все решило. Это было главное, из-за чего я осталась с сервисом».
— Катерина Ерошина, главный редактор moab
Агентство moab регулярно проводит большие интервью. Раньше расшифровка одной записи занимала несколько дней — и стоила до 10 000₽. После перехода на Teamlogs черновики стали готовиться за пару минут, оставалось только вычитать.
«Когда я увидела, что можно просто нажать на слово, и ровно это слово послушать, это все решило. Это было главное, из-за чего я осталась с сервисом».
— Катерина Ерошина, главный редактор moab
5 советов для работы с расшифровками
Мало расшифровать встречу — чтобы текст превратился в сильный рабочий инструмент, нужно грамотно с ним работать. Вот приемы, которые сделают расшифровки полезнее.
Анализируйте текст
Пройдитесь по стенограмме и постарайтесь ответить на вопросы:
- Насколько эффективно прошла встреча?
- Удалось ли принять все необходимые решения? Если нет, то почему?
- Что можно улучшить, а что сделано удачно?
- Было ли что-то, что вызвало заминку? Как это исправить в будущем?
Если в тексте есть места, где участники повторяют одно и то же и не могут прийти к сути — это знак, что процесс стоит улучшить.
Формируйте подробные итоги
Часто мы пытаемся сэкономить время и оставляем краткие записи — например, «Приняли задачу». Через пару дней может стать непонятно, о какой задаче речь. Чтобы избежать путаницы, выделяйте из расшифровки детали: что, кто и к какому сроку должен сделать.
Используйте нейросети
Зафиксировать итоги встречи можно с помощью искусственного интеллекта — в Teamlogs для этого есть умный чат.
💡 Примеры промтов для нейросети:
— Сделай краткое резюме расшифровки.
— Сделай разбивку по темам и дай краткий комментарий по каждой.
— Напиши итоговое письмо клиенту на основе этой расшифровки.
— Сделай краткое резюме расшифровки.
— Сделай разбивку по темам и дай краткий комментарий по каждой.
— Напиши итоговое письмо клиенту на основе этой расшифровки.
Просматривайте расшифровки перед встречами
Чтобы подготовиться, пробегайтесь по стенограммам предыдущих совещаний — хотя бы тезисно.
Полезная практика: начинать встречу с краткого разбора предыдущих отчетов — так команда будет в контексте.
Храните расшифровки в одном месте
Так ничего не потеряется, а еще с текстом будет удобно работать. Например, в Teamlogs расшифровки встреч хранятся бессрочно — вы всегда можете вернуться к тексту.
В течение полугода после загрузки в сервисе хранится не только текст, но и аудиозапись
Еще можно скачать расшифровки и собрать их в папке, например, в Гугл Документах — чтобы быстро искать файлы по ключевым словам.
Просто введите слово в поиске, и система покажет все файлы с ним.
Итоги
1. Расшифровывайте все важные встречи — так вы не забудете о договоренностях и избежите недопониманий.
2. Пользуйтесь автоматическими сервисами. Это быстрее и дешевле ручной расшифровки.
3. Четко фиксируйте итоги. Для этого можно прислать расшифровку нейросети.
4. Храните стенограммы в одном месте — так ничего не потеряется, и к тексту всегда можно будет вернуться.