Как проводить встречи 1:1, чтобы повышать мотивацию и доверие сотрудников
Культура личных встреч появилась в российских компаниях относительно недавно. Многие руководители до сих пор воспринимают 1:1 как формальность — проводят их «для галочки», путают со статусными и информационными встречами.
На самом деле разговоры один на один могут стать мощным инструментом для повышения эффективности команды. В материале рассказываем, как проводить созвоны с коллегами, чтобы они действительно работали.
В этой статье
Зачем нужны встречи 1:1
У личных созвонов несколько целей.
Повышают вовлеченность. Сотрудники, с которыми проводят 1:1, втрое чаще чувствуют себя вовлеченными в работу. Встречи дают ощущение поддержки и понимания, которого не хватает на общих созвонах.
Калибруют ожидания от сотрудника. На личной встрече можно обсудить задачи, карьерные цели — и убедиться, что ваши представления о рабочем процессе совпадают. Это особенно важно на этапе онбординга.
Снижают текучку. Например, после внедрения встреч 1 на 1 с сотрудниками в Adobe текучка снизилась на 30% На личных созвонах можно вовремя заметить проблемы, и решить их до того, как человек решит уйти.
Позволяют давать обратную связь. На 1:1 можно похвалить сотрудника и отметить зоны роста. Такой формат помогает перевести обратную связь из «критики сверху» в совместный поиск решений — это сложно реализовать в переписке и на общих встречах с коллегами.
Как часто проводить 1:1
Важно проводить встречи регулярно, например, в один и тот же день недели. Так вы уменьшите спонтанные обсуждения: если коллега знает, что скоро состоится встреча, то он скорее прибережет вопросы для нее.
Единой правильного частоты встреч нет — в первую очередь рекомендуем опираться на мнение сотрудника. Если коллега затрудняется с ответом, есть несколько ориентиров.
- Раз в неделю — оптимально для новичков. В первые месяцы важно быстро обсуждать вопросы, корректировать задачи и давать ощущение опоры.
- Раз в две недели — частота, которую рекомендуют многие HR-эксперты. Подходит большинству сотрудников и позволяет поддерживать контакт без микроменеджмента.
- Раз в месяц — подходит для опытных специалистов, которые уверенно справляются с задачами. Такая периодичность позволяет обсуждать стратегические цели, развитие и карьерный рост.
В частоте встреч нужна гибкость. Если у сотрудника кризисный период или он взял на себя новый проект, лучше встречаться чаще. И наоборот: если работа идет ровно, можно сократить число встреч.
Как подготовиться и провести встречу
Подготовка к 1:1 нужна обоим: руководителю — чтобы структурировать вопросы и не скатиться в формальность, сотруднику — чтобы подумать над своими задачами и ожиданиями. Вот советы по проведению встречи.
Перед встречей
- Соберите повестку: выпишите вопросы о текущих задачах, планах и сложностях. Рекомендуем завести отдельный документ, чтобы выписывать туда информацию с 1:1.
- Посмотрите заметки о предыдущих встречах с сотрудником: чтобы быть в контексте и не обсуждать одну тему несколько раз.
- Предупредите сотрудника о теме встречи: например, если хотите обсудить конкретный проект или проблему.
- Заложите достаточно времени: обычно хватает 30−45 минут, но длительность зависит от сотрудника. Новичкам на этапе онбординга нужно больше времени.
Во время встречи
- Не доминируйте в разговоре: используйте техники активного слушания, задавайте уточняющие вопросы. Золотой стандарт — если сотрудник говорит 70% времени, а вы 30%. Подробнее о техниках активного слушания — в статье Т-Ж.
- Не отвлекайтесь: во время разговора не заходите в мессенджеры и рабочие чаты. Это может смутить собеседника, а вам будет сложно держать фокус.
- Не превращайте встречу в отчет: не стоит уделять 1:1 только проверке задач и дедлайнов. Обсуждайте чувства, мотивацию, сложности, развитие и обратную связь.
- Хвалите сотрудника: Вспоминайте рабочие ситуации, в которых коллега хорошо себя проявил. Важно показать, что вы замечаете прогресс.
- Подведите итоги: в конце встречи опишите договоренности и сроки. Поблагодарите за беседу.
- Ведите заметки: чтобы возвращаться к задачам, отслеживать прогресс и не обсуждать одну и ту же тему несколько встреч.
Пример заметок с 1:1 — план встречи и итоги
О чем говорить на 1:1. Структура и вопросы
Чтобы было легче, перед встречей можно наметить примерный план разговора.
1. Чек-ин. Начало встречи посвятите эмоциональному состоянию и общему самочувствию, чтобы настроиться на честный разговор.
2. Текущие приоритеты и проблемы. Обсудите прогресс по проектам, трудности, а также ресурсы, которые нужны сотруднику
3. Развитие и карьера. Важная часть 1:1 — разговор о глобальных целях, а не только о текущих задачах.
4. Обратная связь в обе стороны. Завершите встречу с коллегой обменом наблюдениями: похвалой, конструктивными советами и ожиданиями.
5. Итоги и договоренности. Проговорите конкретные шаги: что будет сделано, к какому сроку и какая помощь нужна.
Личные встречи — это способ услышать сотрудника, а не обменяться статусами. Если чувствуете, что сотрудник хочет обсудить что-то важное вне плана, дайте эту возможность.
Примеры вопросов
Этап
Вопросы
Чек-ин
- Как ты себя чувствуешь?
- Как прошли выходные?
- Что было самым приятным/самым сложным на неделе?
- Что сейчас тебя больше всего заряжает, а что забирает силы?
- С чего хочешь начать обсуждение?
Задачи и приоритеты
- Какие задачи сейчас занимают больше всего времени?
- С какими препятствиями ты сталкиваешься? Что мешает продвигаться быстрее?
- Как я могу помочь, чтобы тебе было проще выполнять задачи?
- Есть ли у тебя идеи, как оптимизировать рабочие процессы?
Развитие и карьера
- Какие навыки тебе хочется развить в ближайшее время?
- Какую глобальную рабочую цель ты ставишь на ближайшие месяцы?
- Есть ли у тебя потребность в новых проектах?
- Какой карьерный рост тебе ближе — до эксперта или до руководителя?
- Что помогает тебе расти, а чего, наоборот, не хватает?
Обратная связь
- Что я могу делать лучше как руководитель?
- Хватает ли тебе обратной связи?
Как сделать 1:1 эффективнее с помощью расшифровки
Во время созвона с сотрудником легко что-то упустить: коллега поделился идеей или трудностью, а спустя неделю детали сложно вспомнить. Здесь поможет расшифровка. Можно воспользоваться нейросетями для транскрибации: например, Teamlogs. Подробнее о том, как и зачем расшифровывать встречи — в другой статье.
Текст будет у вас почти сразу. Чтобы расшифровать часовую аудиозапись, Teamlogs нужно пару минут. Когда текст будет готов, вы сможете выделить главное маркером во встроенном редакторе.
В Teamlogs можно прослушать нужную часть аудиозаписи, кликнув на слово в тексте
Умный чат сделает резюме за вас. В Teamlogs есть встроенная нейросеть — как ChatGPT, но для расшифровок. Искусственный интеллект поможет выделить из текста главное и составить краткое содержание. Например, можете попросить резюмировать задачи или проблемы, которые обсуждались на встрече с сотрудником.
В Умном чате можно воспользоваться быстрыми командами
Попробуйте Teamlogs бесплатно и получите 15 тестовых минут