Как подвести итоги встречи, чтобы коллеги ничего не забыли: принципы и шаблоны
54% работников уходят со встреч без представления о следующих шагах. В итоге договоренности срываются, а планы так и остаются планами.
Чтобы договоренности исполнялись, после встречи пишите резюме — оно же follow-up письмо. Рассказываем, как это сделать, и делимся шаблоном, который подойдет для любых созвонов: от планерок до стратсессий.
В статье:
Когда обязательно писать краткое резюме встречи
Фиксировать договоренности нужно не всегда — иногда достаточно записать задачи в личный планер или обсудить вопрос устно. Но есть три ситуации, когда резюме необходимо:
1. В обсуждении участвует больше тех человек.
Особенно разные отделы или внешние подрядчики. Резюме исключает недоразумения.
Особенно разные отделы или внешние подрядчики. Резюме исключает недоразумения.
2. Принимаются решения, влияющие на работу команды.
Например, на созвоне распределяют задачи, утверждают бюджет или стратегию.
Например, на созвоне распределяют задачи, утверждают бюджет или стратегию.
3. Возникают спорные вопросы или обсуждаются сложные темы.
Чтобы зафиксировать договоренности и избежать разночтений в дальнейшем.
Чтобы зафиксировать договоренности и избежать разночтений в дальнейшем.
Если на встрече два человека, можно не писать резюме. Также без него можно обойтись на планерках и статус-апдейтах — если на них не принимались важные решения.
Кто должен составлять итоговое письмо
Обычно тот, кто инициировал встречу или ведет ее. Это может быть руководитель, проектный менеджер, тимлид или любой участник, ответственный за результат обсуждения. Главное — чтобы человек понимал цели созвона.
Если это командная встреча без явного модератора, можно заранее договориться, кто сделает резюме. Например:
- Один человек берет на себя роль фасилитатора — ведет созвон и после записывает ключевые выводы.
- Вы назначаете ответственного за заметки, который фиксирует все по ходу разговора и рассылает итоговый документ. При этом он может не вести обсуждение.
4 принципа, как написать резюме встречи
Вот советы, которые помогут писать понятные и полезные follow-up письма:
Фокусируйтесь на ключевых решениях. В резюме нужно отражать только важное. Не переписывайте всю дискуссию, а выпишите конкретные итоги: какие решения приняли, о чем договорились.
Указывайте ответственных и сроки. Каждая задача должна иметь исполнителя и дедлайн. Это уменьшает риск, что кто-то забудет о договоренностях.
Отправляйте в течение часа после встречи. Пока детали созвона свежи в памяти, и участники еще в контексте. Это помогает не терять темп и быстрее перейти к делу.
Пишите кратко и структурировано. Используйте маркированные списки и подзаголовки. Так резюме будет удобнее читать — чем легче понять текст, тем выше шанс, что его будут использовать.
❌ | ✅ |
Резюме по итогам встречи Обсудили запуск новой функции. Договорились по макетам и A/B-тесту. Нужно уточнить некоторые детали у юристов. Андрей все проверит, Марина займется задачами. Скоро еще раз соберемся. | Дата: 8 июля Тема: Подготовка к запуску новой функции Решения: — Финализируем макеты до 12 июля — Запустим A/B-тест с двумя вариантами названия, Марина, до 15 июля Следующие шаги: — Ксения отправит черновик презентации до вечера 9 июля — Поставим новую встречу на 12 августа |
Структура и шаблон для резюме встречи
Чтобы не запутаться, придерживайтесь простой структуры:
- Тема. Одним предложением опишите, что обсуждали. Тема должна быть конкретной, например: «Итоги созвона по контент-плану от 25 мая».
- Ключевые решения. Сформулируйте конкретно, к каким договоренностям пришли. Не пересказывайте всю дискуссию — выделите из разговора только основное.
- Задачи с ответственными и сроками. Самый важный блок — кто и что должен сделать, и к какому числу. Лучше оформить в виде списка.
- Открытые вопросы и риски. Если остались нерешенные моменты, зафиксируйте их. Так вы не забудете вернуться к ним.
- Следующая встреча и дальнейшие шаги. Если назначена дата следующего созвона и есть важные планы — напишите об этом.
Шаблон follow-up письма
Тема письма: […]
Коллеги, всем привет! Спасибо, что поучаствовали в обсуждении [тема].
Вот что мы решили:
[Решение 1]
[Решение 2]
[Решение 3]
Задачи по итогам встречи:
Задача | Ответственный | Срок |
У нас остались открытые вопросы, предлагаю обсудить их на следующем созвоне [дата встречи]:
[Вопрос или риск 1]
[Вопрос или риск 2]
По всем вопросам пишите на [контакт]
Как составить итоговое письмо автоматически
Писать резюме вручную — долго. Особенно если созвон длинный или в нем много участников и решений. В такой ситуации можно воспользоваться нейросетями для расшифровки встреч: например, Teamlogs.
Текст будет у вас почти сразу. Чтобы расшифровать часовую аудиозапись, Teamlogs нужно пару минут. Когда текст будет готов, вы сможете выделить главное маркером во встроенном редакторе.
В Teamlogs можно прослушать нужную часть аудиозаписи, кликнув на слово в тексте
Умный чат сделает резюме за вас. В Teamlogs есть встроенная нейросеть — как ChatGPT, но для расшифровок встреч. Искусственный интеллект поможет выделить из текста главное, составить краткое содержание и итоговое письмо всем участникам.
В Умном чате можно воспользоваться быстрыми командами
Попробуйте Teamlogs бесплатно и получите 15 тестовых минут